Stell Dir einfach folgende Fragen, bevor Du das nächste Mal auf „send“ clickst:
- 1.) Email nur an eine Person? (Bei 'JA' weiter bei #7)
- 2.) Ok, ne Gruppenmail – hab ich mir die Gruppenliste gut durchdacht? Wer MUSS in die Gruppe – wer NICHT?
- 3.) Sind die Leute Empfänger, oder 'nur' in Kopie – oder gar 'Blind Copied'?
- 4.) Nochmal – müssen wirklich ALLE auf die Gruppenliste? Bei einem klaren JA: Name auf der Liste lassen; bei nur 'vielleicht' oder 'kann ja nicht schaden': Namen wieder raus aus der Gruppe. Denn: Haben wirklich alle Empfänger gerade noch auf meine Mail gewartet?
- 5.) Ok – letzter 're-check': Wenn die Leute nicht auf der Verteilerliste stehen: Würden sie sich beschweren, wenn sie meine Mail nicht bekämen?
- 6.) Siehe #5. Wer sich nicht beschweren würde: RUNTER VOM VERTEILER!
- 7.) Hab ich schon mal mit der Person korrespondiert?
- 8.) Wirklich? Und sie hat geantwortet? (falls nein, ist nicht vielleicht doch mal eine andere Kommunikationsform besser?!)
- 9.) Sollte es wirklich eine 'Kalt-Akquise-Mail' sein oder eine 'Initial-Mail', und ich bin wirklich überzeugt dass sie gerne gesehen/gelesen sein wird (und unter uns, es ist kein SPAM) – dann gilt: KEINE ENTSCHULDIGUNGEN (jegliche Form der 'Entschuldigung“ in der Mail: Entweder es ist SPAM – oder ich sollte eine andere Kommunikationsform wählen).
- 10.) Wie fühle ich mich im Moment? Bin ich verärgert, emotional aufgeregt? (OK, kann passieren: ABER DANN KEINE MAILS SENDEN – Mail im DRAFT/ENTWURF-Folder speichern und besser in einer Stunde nochmal drüber lesen – oder eine Nacht drüber schlafen...
- 11.) Könnte ich das nicht besser mit einem Telefonanruf erledigen? (Oder einem 'chat' oder einem Gang über den Flur?)
- 12.) Bei Geschäftsmails: Ist mein Boss in BCC – und wenn ja: Was, wenn der Empfänger davon erführe?
- 13.) Gibt's irgendetwas in dieser Mail, dass die Generalstaatsanwalt, die Presse oder mein Ehepartner besser nicht sehen sollte? (falls ja: LöSCHEN!)
- 14.) Sind Teile der Mail (oder womöglich ALLES) in GROSSBUCHSTABEN geschrieben? (Wenn ja: ändern oder siehe auch #10)
- 15.) Lustige Farben oder aggressive Schriftgrößen? Oder ist alles in Schwarz und normaler Schriftgröße?
- 16.) Habe ich meine 'contact details' angefügt, so dass der Empfänger mir auch von anderswo mailen, anrufen, faxen oder irgendwie einfach nur erreichen kann? (Nein? Na, dann schnell hinzufügen! An das internationale Format denken)
- 17.) Könnte die Mail kürzer sein?
- 18.) Könnte der Verteiler kürzer sein? (ja ja, das hatten wir schon – trotzdem: Irgendjemand in Kopie, denn man auch 'verschonen' könnte?)
- 19.) Große Datei-Anhänge? (Wenn ja, google nach 'send big files', 'you sent it.com' oder ähnlichem – oder wähle einen anderen Versandweg – ob Du's glaubst oder nicht, im Internet gehen Mails, egal ob klein oder groß, oft um die ganze Welt!)
- 20.) Kann ich evtl. Datei-Anhänge in '.PDF' Dateien umwandeln, um Platz zu sparen?
- 21.) :-) oder andere 'Emoticons'? (Wenn ja, weg damit – das geht besten Falls im Chat)
- 22.) Leite ich die Mail eines anderen ganz oder zitiert weiter? (Wenn ja: was wäre, wenn er davon erführe?)
- 23.) Ist dies ein 'Reply all'-Mail? Bin ich glücklich darüber? Muss wirklich jeder der Empfänger diese Mail auch unbedingt erhalten? Zitiere ich hilfreich? (anders: ein mail mit 'JA' zu Allem ist nicht sehr hilfreich).
- 24.) Lange Rechtsbelehrung oder 'legal disclaimer' am Ende der Mail? Warum? (Unter uns – prüfe VOR dem Versand, ob es an die richtigen Leute geht – ein 'Disclaimer' nutzt bei falschem Versand auch nicht mehr viel; dann ist die Katze aus dem Sack!)
- 25.) Nochmal von vorn: Macht der Titel der Mail – 'The Subject' – Sinn? Ist auf einen Blick klar, worum es geht (und wo diese Mail später abgelegt werden soll?)
- 26.) Die wichtigste Frage zum Schluss: Wenn mich diese Mail 1,50 -2,00 € Porto kosten würde – würde ich sie immer noch senden?
Keine Kommentare:
Kommentar veröffentlichen